Управління документами - важлива частина бізнесу, особливо при розгляді сертифікатів та скарг. Деякі люди люблять використовувати менш ефективну паперову систему з файлами, картотеками та запахом пилу в архівах. Інші вважають за краще зручність системи онлайн-документообігу з усіма перевагами, які несе з собою Програмне забезпечення, в першу чергу, - це цілодобова доступність з будь-якого місця (з підключенням до Інтернету). Компанія Deals пропонує свою систему електронного документообігу https://dealssign.com/, з якою ви також можете ознайомитися.
Що таке система документообігу?
Система управління документами (або DMS) - це цифрова система, розроблена для організації та управління документами, яка підтримує користувачів з доступом до читання, редагування та централізації ваших документів. Використання DMS допомагає мінімізувати витрачені час та гроші, а також отримати такі переваги:
1. Центральна документація та управління знаннями
За допомогою системи управління всі ваші документи зберігаються в одному місці. Документи постачальників, документи про продукцію, скарги, анкети, контракти: усі дійсні та заархівовані версії організовані в Інтернеті та централізовано. Центральна система дозволяє одночасно керувати кількома організаційними системами, такими як групи постачальників та продуктів. Ви можете використовувати її для швидкого та легкого доступу до певного документа, наприклад, за допомогою фільтра або текстового пошуку, документи можна знайти цілеспрямовано. Це робить пошук документів набагато швидшим та ефективнішим.
2. Покращена співпраця
Для більшості основною перевагою управління цифровими документами є співпраця всіх залучених сторін. За допомогою системи управління документами легко переглядати та редагувати документ разом з колегами або командою одночасно з різних офісів. Цифрова система допомагає відстежувати поточні або зберігати застарілі версії документа. Остання версія кожного документа завжди доступна. Це гарантує, що ви завжди будете використовувати правильні файли. Старі версії зберігаються, щоб ви мали можливість відновити документ, якщо в ньому були зроблені помилки.
3. Процес автоматизації
Деякі документи дійсні лише протягом певного періоду часу і потребують регулярного оновлення. Система управління документами допомагає вам в автоматизації частин запитів документів. Тут у вас є можливість встановити терміни для надсилання автоматичних нагадувань або запитувати нову, поточну версію безпосередньо у вашого постачальника. Система DMS допомагає заощадити час і гарантує, що ви завжди готові до перевірки.
