З 10 червня 2021 року в Україні почнеться оцифрування трудових книжок. У найближчі п’ять років всі колись паперові документи мають перейти в онлайн, а їхні друковані версії будуть недійсними. За нововведенням, найперше, стоїть перспектива автоматичного призначення пенсії. Та чи справді зручний новий сервіс? І чому поки не варто викидати паперовий варіант трудової? Пояснює редакція Новоград.City.
Що зараз відбувається з трудовими книжками
Законодавець зобов’язує всіх роботодавців привести до ладу електронні трудові книжки. "Кадровики" на підприємствах по всій території країни вже розпочали активно оцифровувати паперові варіанти. Відскановані дані трудових вносять до реєстру Пенсійного фонду.
Джерело: Пенсійний фонд України
Втім, наразі Україна перебуває у перехідному періоді. За бажання працівника, "кадровик" зобов’язаний продовжити вносити дані в паперову трудову книжку, тож про остаточне прощання з фізичним документом говорити зарано.
"Трудові книжки у багатьох в занедбаному стані, зокрема, у людей старшого віку. Погано видно печатки та записи. При скануванні трудової, внесених даних часом не видно. Тому раджу все ж таки зберігати паперовий варіант трудової у майбутньому, щоб в разі необхідності надати оригінал. Паперову трудову бажано притримати до пенсійного віку", — розповідає Тетяна Іваха, начальниця відділу кадрів новоград-волинської автозаправки.
Електронна трудова: правовий лікнеп
Електронний облік трудової діяльності працівників запроваджується з 10 червня цього року. Відтепер кожен громадянин може внести та переглянути відомості про свою трудову діяльність в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. За задумом, це спростить доступ до інформації про стаж працівника та дозволить системі автоматично призначати пенсії чи соціальні виплати без звернення людини.
"Це реформування всієї системи, наближення до європейських стандартів задля систематизації всієї документації. Тому зараз запроваджується багато подібних електронних сервісів", — зазначає Юлія Данюк, начальник відділу правопросвітництва та надання безоплатної правової допомоги Новоград-Волинського ЦНБВПД.
Юлія Данюк
Наразі кожен охочий має можливість подивитися відомості про свою трудову діяльність в особистому кабінеті на сайті Пенсійного фонду в розділі "Електронна трудова книжка". Щоправда, для цього необхідно мати електронний підпис.
Як подивитися свою електронну трудову: покрокова інструкція
"Кожна застрахована (юридична) особа має можливість зареєструватися на вебпорталі Пенсійного фонду України, створивши свій особистий кабінет, — розповідає Наталія Литвинко, головний спеціаліст відділу формування електронних трудових книжок Пенсійного фонду. — Зареєструватися можна за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або звернутися до відділу звернення громадян Пенсійного фонду України".
Наталія Литвинко
Крок 1. Реєструємось на порталі електронних послуг
Зайдіть на портал електронних послуг ПФУ. У правому верхньому куті натисніть поле "Вхід".
Крок 2. Заходимо в особистий кабінет
Потім потрібно обрати спосіб входу. Звичайні фізичні особи (працівники) мають обрати "Фізична особа". Зі списку АЦСК оберіть свого надавача послуг ЕЦП (в якому ви отримали електронний підпис). Вкажіть шлях до вашого ключа ЕЦП та введіть свій пароль до нього. Для входу до свого особистого кабінету натисніть зелену кнопку "Увійти з ЕЦП".
Крок 3. Перевіряємо зарплату та страховий стаж
Зайшовши до системи, застрахована особа може побачити багато цікавої інформації про себе. Зокрема, можна перевірити інформацію про зарплату, яка була зазначена роботодавцем у ЄСВ-звітах, та дані про страховий стаж.
Крок 4. Перевіряємо записи в трудовій
Праворуч оберіть розділ "Електронна трудова книжка". Тут ви знайдете ваші дані про прийняття на роботу та звільнення.
Що робити, якщо в електронній трудовій немає записів до 2001 року?
"На сьогодні є можливість сформувати звернення на подачу скан-копії трудової книжки, підписати його КЕП та надіслати його до підсистеми "Звернення", — розповідає Наталія.
За словами Наталії, для цього призначено пункт особистого кабінету користувача з блоку "Комунікації з ПФУ".
При вході користувачу надається інформаційне повідомлення щодо підготовки скан-копій трудової книжки до початку формування звернення. Для продовження роботи призначено кнопку "Продовжити".
Щоб повернутися до основної сторінки особистого кабінету користувача вебпорталу, необхідно натиснути кнопку "Повернутися". Результат обробки звернення ви можете переглянути в пункті особистого кабінету "Мої звернення".
Переваги електронної трудової книжки
"Особистий кабінет надає можливість бачити, контролювати особисті дані, — переконує Наталія. — Щодо нарахування заробітної плати, пенсії, свого страхового стажу. Формувати звернення щодо видачі довідок ОК-5, ОК-7 та довідки про страховий і трудовий стаж (довідка 9). Також своєчасно виявляти помилки, яких припустився страхувальник".
"Надалі при нарахуванні пенсії враховуватиметься саме страховий стаж. Тому кожен може проконтролювати, чи сплатив роботодавець всі необхідні страхові внески, адже часто виникають нюанси. Наприклад, у паперовій трудовій книжці внесені всі дані: вас прийнято, вас звільнено. А вже при перегляді електронного сервісу виявляється, що за деякі місяці страхові внески до Пенсійного фонду можуть бути не сплачені", — додає Юлія Данюк.
Дані в паперовій трудовій та електронній не збігаються. Що робити?
"Найкраще — звернутися до роботодавця офіційним листом для з’ясування ситуації, — радить Юлія. — Можливо, при внесенні даних (звітування до Пенсійного фонду) бухгалтер припустився помилки (наприклад: неправильно написав цифру в ідентифікаційному коді). Після вашого звернення бухгалтер внесе коригування".
Юлія допускає ймовірність, що за певний період й справді можуть бути не сплачені внески. Тоді працівнику необхідно отримати від роботодавця пояснення. Потому громадянин може позиватися до суду або ж вимагати від роботодавця добровільно сплатити не сплачені внески.
Викидати паперову трудову чи ні?
Позбавлятися паперової трудової все ж не варто. Навіть після завершення п’ятирічного перехідного періоду подати дані до Пенсійного фонду про стаж можна буде, показавши паперову трудову книжку.
Пам’ятайте: після того, як у вас з’явиться електронна трудова, роботодавець має віддати власнику на зберігання паперову версію. Мусите зберегти її аж до виходу на пенсію.
